माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर है जो उपयोगकर्ताओं को पंक्तियों और स्तंभों द्वारा विभाजित कोशिकाओं की एक प्रणाली का उपयोग करके सूत्रों के साथ डेटा को व्यवस्थित, प्रारूपित और गणना करने की अनुमति देता है।
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची की अवधारणा को समझें
एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं, इसके विवरण में जाने से पहले, हमें पहले यह अच्छी तरह से समझना होगा कि एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची क्या है। एक ड्रॉप-डाउन सूची, जिसे चेकबॉक्स के रूप में भी जाना जाता है चयन या ड्रॉपडाउन मेनू, एक एक्सेल सुविधा है जो उपयोगकर्ताओं को पूर्वनिर्धारित सूची से एक मान चुनने की अनुमति देती है।
यह कई स्थितियों में उपयोगी है. उदाहरण के लिए, यदि आप मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज कर रहे हैं और कुछ निश्चित मान हैं जो सामान्य हैं और अक्सर दोहराए जाते हैं, तो आप डेटा प्रविष्टि प्रक्रिया को तेज़ करने के लिए उन मानों के लिए एक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं।
ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डेटा तैयार करना
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का पहला चरण वह डेटा तैयार करना है जिसे आप सूची में दिखाना चाहते हैं। इस सूची में नाम, शहर, संख्या या आपकी ज़रूरत की किसी भी चीज़ की सूची में से कुछ भी शामिल हो सकता है।
ड्रॉपडाउन सूची के लिए डेटा तैयार करने के चरण यहां दिए गए हैं:
- एक्सेल खोलें और एक नई स्प्रेडशीट बनाएं या किसी मौजूदा स्प्रेडशीट का उपयोग करें।
- किसी खाली कॉलम या पंक्ति में, वह डेटा टाइप करें जिसे आप ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाना चाहते हैं। प्रत्येक प्रविष्टि एक अलग कक्ष में होनी चाहिए।
सभी डेटा दर्ज करने के बाद, आप इसे चुन सकते हैं और ऊपरी बाएँ कोने में नाम बॉक्स के माध्यम से इसे एक नाम दे सकते हैं।
ड्रॉपडाउन सूची बनाना
एक बार जब आप अपनी तैयारी कर लें डेटा और आपने उन्हें एक दिया है नाम, हम ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं:
- उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन सूची रखना चाहते हैं।
- मुख्य मेनू बार में 'डेटा' टैब पर क्लिक करें।
- 'डेटा टूल्स' समूह में, 'डेटा सत्यापन' पर क्लिक करें।
अब आपको एक 'डेटा सत्यापन' विंडो प्रस्तुत की जाएगी जहां आप चयनित सेल के लिए नियमों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
डेटा सत्यापन नियमों को कॉन्फ़िगर करना
एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का अंतिम चरण डेटा सत्यापन नियमों को कॉन्फ़िगर करना है:
- 'डेटा सत्यापन' विंडो में, 'सेटिंग्स' टैब पर क्लिक करें।
- 'अनुमति दें' शीर्षक के अंतर्गत, ड्रॉपडाउन से 'सूची' चुनें।
- 'उत्पत्ति' फ़ील्ड में, वह नाम टाइप करें जिसे आपने अपना डेटा दिया था और 'ओके' पर क्लिक करें।
इस बिंदु पर, आपके पास एक होना चाहिए एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट जो दर्ज किए गए डेटा को दर्शाता है। आप उस सेल का चयन करके इसका परीक्षण कर सकते हैं जिसमें आपने ड्रॉपडाउन सूची कॉन्फ़िगर की थी और तीर पर क्लिक किया था।
अपनी ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करना और संशोधित करना
आपकी ड्रॉपडाउन सूची पहले से ही बनाई गई है, आप सूची के साथ किसी भी सेल का चयन करके और एक प्रविष्टि चुनकर इसका उपयोग कर सकते हैं। सूची को संशोधित करने या सत्यापन डेटा को बदलने के लिए, बस पिछले चरणों को दोहराएं।
याद रखें कि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियाँ एक समय बचाने वाला उपकरण है जो डेटा प्रविष्टि की दक्षता और सटीकता में सुधार करती है। यह एक आवश्यक कौशल है जिसे सभी एक्सेल उपयोगकर्ताओं को जानना चाहिए।
